Deshalb ist eine sorgfältige Dokumentation von betrieblichen und privaten Fahrten wichtig. Mit einem ordentlich geführten Fahrtenbuch kann den Anforderungen des Finanzamts entsprochen und eine unvorhergesehene Steuerbelastung vermieden werden.
Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch
Ein Fahrtenbuch muss unmittelbar, vollständig und unveränderbar geführt werden. Spätere Nachträge sind grundsätzlich nicht vorgesehen. Digitale Dokumentationen sind erlaubt, jedoch nicht in Form von Excel-Tabellen.
Pflichtangaben
• Kennzeichen des verwendeten KFZ
• Name des Fahrers/der Fahrerin + Unterschrift
• Datum, Abfahrts- und Ankunftszeit
• Start- und Zieladresse (genaue Adresse!)
• Reiseweg (Route) – so detailliert, dass die gefahrene Strecke nachvollzogen werden kann; wenn wegen einer Umleitung oder Stau ein Umweg gefahren werden muss, sollte das im Fahrtenbuch vermerkt werden
• Zweck der Fahrt (Name der besuchten Kund:innen, Auftrag)
• Gesamtkilometerstand zu Beginn und Ende
• Gefahrene Kilometer – Überprüfung mit Routenplaner, Abweichungen > 5 % machen eine Begründung notwendig
• Wichtig: Private und dienstliche Fahrten klar trennen – das Finanzamt prüft das genau!
• Auch Pickerl- bzw. Werkstatttermine eintragen
Je genauer die Aufzeichnungen sind, desto glaubwürdiger ist das Fahrtenbuch. Auch wenn es in Österreich keine gesetzliche Verpflichtung zur Führung eines Fahrtenbuches gibt, ist es trotzdem ein geeignetes Mittel, um betriebliche Fahrten im Rahmen von Abgabenprüfungen glaubwürdig darzustellen und in der Folge steuerlich absetzen zu können.
