„Es geht um die Versorgungssicherheit eines ganzen Berufsstandes“

Dort war er als Geschäftsführer von LernQuadrat – einem der führenden Anbieter im Nachhilfebereich – für 80 Standorte, 100 Mitarbeitende  und mehr als 2.000 Lehrkräfte verantwortlich. Er setzt auf Transparenz bei  der Mittelverwendung, Effizienz und besseren Service. Im Interview spricht er über seine Vision für die traditionsreiche Institution.

ÖAZ Was waren Ihre wichtigsten Erkenntnisse nach den ersten Wochen im Amt? 

Mag. Roman Hergenich  Der Wechsel aus der Privatwirtschaft in eine öffentlich-rechtliche Körperschaft bringt natürlich einige Besonderheiten mit sich. Der vielleicht größte Unterschied ist, dass die Entscheidungsprozesse etwas formalisierter sind – aufgrund der paritätischen Struktur mit hohem Abstimmungsbedarf. Aber es gibt viele Gemeinsamkeiten: Es geht um strategische Führung, Effizienz und Verantwortung für viele Mitarbeiter:innen. Was mich besonders beeindruckt, ist die starke Werteorientierung und der klare gesellschaftliche Auftrag der Organisation. Die Verantwortung, die Versorgungssicherheit für einen gesamten Berufsstand zu gewährleisten, ist eine bedeutende und anspruchsvolle Aufgabe, die ich mit großem Respekt und Engagement angehe.

ÖAZ Den Funktionär:innen war es wichtig, eine Person mit betriebswirtschaftlicher Expertise zu gewinnen. Warum ist diese für die PGK entscheidend? 

Hergenich Betriebswirtschaftliche Expertise ist gerade in der aktuellen Phase von zentraler Bedeutung. Nach der umfassenden ERP-Systemumstellung gilt es, die Abläufe zu optimieren und ein stabiles, transparentes Budget zu schaffen. Meine Erfahrung aus verschiedenen Branchen und mit komplexen Veränderungsprozessen hilft dabei, die Organisation strategisch weiterzuentwickeln und die Mitarbeiter:innen auf diesem Weg mitzunehmen. Wichtig ist mir, dass wir Wissen und Kompetenzen verstärkt intern aufbauen, um unabhängiger von externen Partnern zu werden und nachhaltige Strukturen zu schaffen. Ein betriebswirtschaftlicher Blick, gepaart mit Fokus auf Führung und Teamarbeit, ist dafür ein klarer Vorteil. 

ÖAZ Können Sie für unsere Leser:innen kurz zusammenfassen, was diese ERP-Systemumstellung konkret bedeutet und wie der Status quo ist?

Hergenich ERP steht für Enterprise Resource Planning und bezeichnet ein integriertes System zur Verwaltung sämtlicher Geschäftsprozesse. Die Umstellung war notwendig, um die Organisation effizienter und moderner aufzustellen und den Anforderungen der fortschreitenden Digitalisierung gerecht zu werden. Seit dem Go-Live im Juli 2024 arbeiten wir daran, interne Abläufe weiter zu optimieren und Prozesse – insbesondere im Mitgliederservice und in der Rezeptverrechnung – zu vereinfachen. Das System ist grundsätzlich im Echtbetrieb, allerdings gibt es noch einzelne Bereiche, in denen Übergangslösungen notwendig sind und manche Abläufe als etwas behäbig wahrgenommen werden. Diese Punkte gehen wir gezielt an, um die Vorteile des Systems voll auszuschöpfen und die Servicequalität weiter zu steigern. 

ÖAZ Sie haben betont, dass Sie Wissen, das bisher bei externen Partnern lag, zurück ins Haus holen wollen. Warum?

Hergenich Bei einem Projekt dieser Größenordnung bleibt die Zusammenarbeit mit externen Partnern in bestimmten Bereichen weiterhin notwendig. Dennoch prüfen wir gezielt, welche Themen und Aufgaben wir nach einem Jahr mit dem neuen System wieder in unsere IT-Abteilung zurückholen können. Da das System laufend weiterentwickelt und angepasst wird, ist es für uns ein strategisches Ziel, möglichst viel Know-how intern aufzubauen. Je mehr Wissen und Kompetenzen im Haus vorhanden sind, desto unabhängiger und flexibler können wir agieren.

ÖAZ Ein zentrales Thema Ihrer ersten Wochen war die Budgeterstellung 2026. Sie haben hier neue Akzente gesetzt. Was war Ihnen dabei besonders wichtig?

Hergenich Mir war es besonders wichtig, ein Budget zu erstellen, das sowohl Stabilität als auch Nachhaltigkeit gewährleistet und vor allem deutlich mehr Transparenz in der Kostenstruktur der Gehaltskasse schafft. Gemeinsam mit meinem Team haben wir sehr genau analysiert, welche Kosten für das kommende Jahr tatsächlich notwendig sind und welche Projekte noch finanziert werden müssen. Gerade in einer Organisation, die mit den Beiträgen ihrer Mitglieder wirtschaftet, ist es entscheidend, verantwortungsvoll zu planen und den Mehrwert für die Mitglieder stets im Blick zu behalten. Die Budgetplanung war nach so kurzer Zeit im Amt eine Herausforderung, die ich dank der engagierten Zusammenarbeit mit unserem neuen Leiter im Finanz- und Rechnungswesen, Mag. Stückler, zielgerichtet umsetzen konnte. Für das kommende Jahr haben wir gemeinsam noch viel vor – nicht nur im Bereich Budget, sondern auch hinsichtlich laufender Forecasts und einer noch detaillierteren Kostendarstellung.

ÖAZ Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Außenwirkung der PGK. Wie wollen Sie den Mitgliedern zeigen: „Hier tut sich etwas zu meinem Vorteil“?

Hergenich Ein zentrales Anliegen ist für mich, die Gehaltskasse nach außen noch stärker als serviceorientierten und verlässlichen Partner zu positionieren. Dazu gehört, dass die Neuerungen und Verbesserungen für die Mitglieder spürbar und sichtbar werden. Wir arbeiten gezielt daran, die Kostenstruktur transparent zu machen, bestehende Unebenheiten in den Abläufen zu glätten, die Organisation strategisch weiterzuentwickeln und die Digitalisierung voranzutreiben. Gleichzeitig intensivieren wir die internen Prozesse, um die Servicequalität weiter zu erhöhen. Das langfristige Ziel ist es, das Vertrauen und die Zufriedenheit innerhalb der Berufsgruppe nachhaltig zu stärken.

ÖAZ Eine wichtige Serviceleistung ist die telefonische Erreichbarkeit. Was tun Sie hier?

Hergenich Die telefonische Erreichbarkeit ist ein zentrales Element unserer serviceorientierten Organisation. Wir arbeiten kontinuierlich daran, die Prozesse in allen Bereichen zu optimieren und sicherzustellen, dass Anfragen unserer Mitglieder zeitnah und kompetent bearbeitet werden. Dabei berücksichtigen wir sowohl die personellen Ressourcen als auch die Abläufe in den verschiedenen Fachabteilungen. Unser Ziel ist es, dass sich alle, die mit der Gehaltskasse in Kontakt treten, gut betreut fühlen und ihre Anliegen rasch und zuverlässig geklärt werden können. In den letzten Monaten ist zudem ein moderater Anstieg der Anrufquantität zu verzeichnen, was die Relevanz einer effizienten und abgestimmten telefonischen Betreuung zusätzlich unterstreicht.

ÖAZ Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit mit Ihrem Team nach den ersten Wochen?

Hergenich Die Zusammenarbeit mit meinem Team ist von Beginn an äußerst positiv und wertschätzend verlaufen. Ich wurde sehr freundlich aufgenommen und erfahre viel Unterstützung aus den unterschiedlichen Fachbereichen. Besonders schätze ich das hohe Engagement und die Professionalität meiner Kolleg:innen, die maßgeblich dazu beitragen, dass wir gemeinsam die vielfältigen Herausforderungen erfolgreich angehen können. Obwohl ich erst seit wenigen Wochen im Amt bin, habe ich mich bereits intensiv eingebracht und freue mich jeden Tag auf die Zusammenarbeit mit diesem großartigen Team. Besonders hervorheben möchte ich die Unterstützung durch Frau Dr. Brigitte Wunsch, die mich als Stellvertretende Direktorin in der Einarbeitung sehr engagiert begleitet hat.

ÖAZ Wo gibt es Gelegenheit zu einem persönlichen Austausch mit Ihnen?

Hergenich Mir ist der Austausch mit den Mitgliedern besonders wichtig. Deshalb bin ich bei zentralen Veranstaltungen wie den APOkongressen in Salzburg und Wien am Stand der Gehaltskasse dabei. Diese Gelegenheiten nutze ich sehr gerne, um die Mitglieder persönlich kennenzulernen und ins Gespräch zu kommen. Ich empfinde es als bereichernd, die unterschiedlichen Perspektiven und Anliegen direkt zu hören. Ich freue mich auf viele offene Gespräche und Begegnungen.

ÖAZ Vielen Dank für das Gespräch!