Aufwand - Kosten - Nutzen in der Praxis

Controlling in der Apotheke

Ziele. Es gibt ein altes Sprichwort, das sagt: „Theoretisch ist Theorie und Praxis dasselbe. Praktisch aber nicht. Denn der Unterschied zwischen Theorie und Praxis ist in der Praxis am größten.“
Wir glauben diesem Sprichwort. Deshalb bieten wir Ihnen in diesem Beitrag sowie in dem entsprechenden Referat am 17. September in Villach nicht Controlling-Theorie, sondern Controlling-Praxis. Controlling-Praxis an einem ganz konkreten Beispiel – der Edelweiß-Apotheke in Schladming.

Mag. rer. soc. oec. Sven Abart, Mag. pharm. Vera Ottowitz

Mag. rer. soc. oec. Sven Abart

Was ist nun Controlling?
Controlling wird vielfach mit dem Cockpit eines Flugzeuges oder der Kommandobrücke eines Schiffes verglichen. Pilot und Kapitän haben ein konkretes Ziel und steuern dieses an. Um den Kurs halten zu können und bei Abweichungen gegensteuern zu können, benötigen sie diverse Instrumente wie Geschwindigkeitsmesser, Kompass, Wetterradar usw. So wie der Pilot oder der Kapitän benötigt auch der Unternehmer Unterstützung zur Steuerung seines Betriebes. Mit Hilfe der Controlling-Instrumente erkennt man frühzeitig Kursabweichungen und kann darauf reagieren. Im Gegensatz zum Jahresabschluss, der mit Hilfe der Buchhaltung erstellt wird und der nachträglichen Kontrolle dient, ist Controlling auf aktuelle Bereiche ausgerichtet. Controlling ist mehr als vergangenheitsorientierte Kontrolle. Abgeleitet vom englischen to control = steuern, zielt Controlling auf Gegenwart und Zukunft.

Das Grundprinzip verdeutlicht der Controlling-Regelkreis
Ausgehend von den Unternehmenszielen werden konkrete Zielgrößen für eine Planungsperiode abgeleitet, die mit Hilfe aktueller Zahlen ständig abgeglichen werden. Ergeben sich Abweichungen, so erfolgt eine entsprechende Analyse und Kurskorrektur. Controlling heißt also nicht nur Kontrolle, sondern steuern bzw. lenken. Die Aufgabe des Controlling ist, genau zu beschreiben, transparent zu machen, um damit maximal zu einer rationalen Entscheidungsfindung beizutragen.
Ein Pessimist, ein Optimist und ein Controller sitzen in einem Wirtshaus vor einem Glas. „Halb voll“, sagt der Optimist, „halb leer“ meint der Pessimist. „Das Glas ist für seinen Zweck 100 Prozent zu groß“, erklärt der Controller.

Was bringt Controlling?
Der Nutzen von Controlling ist klar:
n Etwaige Unternehmenskrisen werden schnell erkannt und sind damit leichter zu bewältigen.
n Die verschiedenen Unternehmensbereiche (wie Sortimentsgestaltung, Lagerverwaltung, Personalplanung,...) werden transparenter, sind damit besser zu verstehen und leichter zu steuern.
Welche Instrumente werden im Controlling eingesetzt?
Soll-Ist-Vergleich, ABC-Analysen, break-even Analysen, Deckungsbeitragsrechnung, Budgetierung, balanced score card, benchmarking sind nur einige der gängigen Begriffe der Controlling-Fachsprache. Letztendlich geht es dabei immer um Kennzahlen, die die betriebliche Situation besser beschreiben als eine Fülle von Einzelwerten.

Abbildung: Controlling können wir als Regelkreis sehen, dessen Mittelpunkt die Planung ist, die auf gegebenen Informationen aufbaut und auf eine Verbesserung des Informationsstandes abzielt. Dies kommt beim anschließenden Soll-Ist-Vergleich zum Ausdruck. Hier werden die Planzahlen den tatsächlichen Werten gegenübergestellt. Bei Feststellung von Abweichungen ergibt sich die Notwendigkeit, die Ursachen zu ermitteln und gegebenfalls Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Damit mündet der Regelkreis erneut in die Planungsphase.
Festzuhalten ist: Abweichungen werden sich durch die verschiedenen Umweltveränderungen zwangsläufig ergeben. Ziel ist es, die Auswirkungen von Veränderungen schnellstmöglich zu erkennen und Maßnahmen einzuleiten, um die festgelegten Unternehmensziele dennoch zu erreichen. Die Abbildung verdeutlicht diesen Regelkreis.

Wenn Controlling so toll ist, warum wird ein umfassendes Controlling nicht schon in allen Apotheken eingesetzt?
Das liegt an zwei Dingen: Es mangelt am Wissen und an den für die praktische Umsetzung notwendigen Instrumenten.
n Genauso wie ein Kapitän wissen muss, wie er ein Schiff steuert und welche Instrumente er dazu benötigt, so muss ein Apothekenleiter die für ihn wichtigen Controlling-Instrumente kennen und verwenden können. Da ein großer Teil des Rechnungswesens von Apotheken außer Haus gemacht wird, muss nicht nur der Apothekenleiter, sondern auch der Steuerberater oder Unternehmensberater ein entsprechendes Controlling-Wissen bzw. Controlling-Erfahrung aufweisen. Hier beobachten wir in den Apotheken und auch bei Beratern noch sehr große Unterschiede. Das apothekenspezifische Wissen muss zum Teil noch entwickelt werden (learning by doing) und das Wissen mithilfe von Schulungen und Erfahrungsaustausch an Apothekenleiter und auch zum Teil an Berater vermittelt werden.
n Aber was nützt das Wissen, wenn die Instrumente, die ich unbedingt benötige, nicht vorhanden sind? Hier wird gerade in vielen Bereichen emsig gearbeitet, in erster Linie bei den auf Apotheken spezialisierten Softwareanbietern. Denn in der Apotheke werden durch die POS-Systeme zwar eine Fülle von Daten generiert, nur muss diese Fülle in geordneter und übersichtlicher Form schnell und praxisrelevant zur Verfügung stehen. Relativ weit gediehen sind die für das Finanz-Controlling von den diversen Steuerkanzleien erarbeiteten Monats- und Quartalsberichte, (BWA oder KER-Analysen), auch wenn hier bei einigen Beratern noch Verbesserungen möglich sind. Für die Analyse der anderen betrieblichen Bereiche (Sortiments-Controlling, Lager-/Einkaufs-Controlling, Kunden-Controlling,...) müssen jedoch erst Instrumente und Wissen sukzessive aufgebaut werden.

Wie kann der Apothekerverband Sie und Ihre Berater beim Controlling unterstützen?
Die Interpretation der diversen Controlling-Kennzahlen im Hinblick auf die Zielerreichung setzt voraus, dass nicht nur unternehmensinterne Daten ausgewertet werden, sondern eine ständige Abgleichung mit der branchenspezifischen Entwicklung und den branchenspezifischen Kennzahlen stattfindet. Wer nicht weiß, wie sich vergleichbare Betriebe entwickeln, tut sich schwer, die eigene Situation zu beurteilen und daraus Schlüsse abzuleiten. Deshalb bieten wir mit dem Apothekenbetriebsvergleich und der kurzfristigen Erfolgsprognose Instrumente an, die für den praktischen Einsatz taugen bzw. in der Beurteilung der Situation von Apotheken eine Fülle von wichtigen Daten enthalten.

Wie soll nun Controlling in der Apothekenpraxis aussehen?
Wie das Controlling eines Apothekenbetriebes aussehen soll, dafür gibt es aktuell keine Standardempfehlung. Es richtet sich sehr stark nach den individuellen Bedürfnissen und hängt damit zusammen, wie die Steuerbarkeit einer Apotheke grundsätzlich gesehen wird. Sieht man die Apotheke – um beim Bild des Schiffs zu bleiben – auf der Fahrt auf einem wenig gefährlichen Fluss, oder sieht man sie schon auf der Fahrt über ein aufgewühltes Meer? Je nach Einschätzung ist ein unterschiedliches Ausmaß von Controlling-Wissen und Controlling-Instrumenten notwendig. Oder ein zweites Bild: Ist die Apotheke eher einem kleinem Sportboot vergleichbar, das wendig hin- und hermanövriert werden kann, oder ist eine Apotheke mehr einem Floß ähnlich, das den Fluss hinuntertreibt?
Vor allem ist Controlling davon abhängig, welche Ziele gesetzt und ob überhaupt Ziele definiert wurden. So gibt es einerseits ein noch viel zu oft praktiziertes Minimal-Controlling nach dem Motto: „Mein Steuerberater wird schon schreien, wenn es problematisch wird“ bis hin zu einem Maximal-Controlling, bei dem für jeden betrieblichen Bereich jährlich budgetiert wird und ständig penibel auf Abweichungen hin geprüft wird. Manchmal tritt dann zwar der Effekt ein, dass man dann noch immer verwirrt ist, aber jetzt auf einem höheren Niveau nach dem Motto: Planung ist der Ersatz des Chaos durch den gezielten Irrtum.
Wichtig ist in jedem Fall, das rechte Maß zu finden. Das rechte Maß zwischen dem Nutzen, den Controlling zweifellos bringt, und dem Aufwand, den das gesamte Controlling letztendlich verursacht.

Am Beispiel der Edelweiß-Apotheke, Schladming

Mag. pharm. Vera Ottowitz

Alles begann mit dem Gedanken, eine neue Apotheke zu bauen. Viele Pläne wurden gemacht, und es entstand in einem großen modernen Gebäude eine große Offizin mit vielen Regallaufmetern.
Der anfänglichen Euphorie über so viel Regalflächen folgte schon bald eine gewisse Ratlosigkeit. Welche Sortimente nehmen wir neu in unser Angebot auf? Was wird wohin geräumt und warum? Wie können wir nach einer gewissen Anlaufzeit sehen, ob die Entscheidungen richtig waren? Mehr Laufmeter machen ja immer mehr Umsatz, sagt man, aber ein vages »Mehr« war uns nicht genug. Unsere Ziele waren ziemlich hoch gesteckt, insbesondere im Ergänzungssortiment, bei dem wir uns große Umsatzsteigerungen durch unsere Lage in einem Fremdenverkehrsgebiet erhofften. Kosmetik, Sport, Nahrungsergänzung und Co. mussten also genau beobachtet werden, aber wie?

Rasch reagieren
Einige Jahre zuvor sah ich erstmals in Deutschland bei Seminaren über Warenpräsentation auch Controlling-Programme. Mit einigen österreichischen Kollegen, die ähnliche Wünsche für ihre Betriebe hatten, haben wir ein Programm, den Apothekenmanager entwickelt.
Der Apothekenmanager bietet mit verschiedenen Modulen Überblick über die Umsatzstruktur und deren Veränderung, lässt Umsatzverläufe in einzelnen Artikelgruppen sofort erkennen, kann die Wirkung der Produktpräsentation zeigen und ermöglicht den detaillierten Vergleich zwischen Apotheken.
Das Studium der Zahlen war sehr interessant. Sicher dauerte es anfänglich ziemlich lange, bis man das Gefühl für diese Zahlenmenge hatte, schließlich aber konnten wir in Sekundenschnelle Trends erkennen. Sehr spannend war oft, nach dem »Warum« zu suchen und auf Zahlen mit Veränderung der Warenpräsentation, diversen Aktionen oder auch Produktbereinigung zu reagieren. Durch diese exakte und zeitnahe Erfassung aller relevanten Daten wurde Controlling ab sofort meine Entscheidungsgrundlage bei verkaufsorientierten Fragen.
Die Praxis: Das Teesortiment
Ein praktisches Beispiel dafür ist unser Teesortiment. Schon im ersten Jahr nach der Eröffnung zeigte sich eine starke Abwärtstendenz. Sehr anschaulich zeigten sich im Modul »Prozentueller monatlicher Vergleich zu den entsprechenden Monaten des Vorjahres« viele Minus-Zeichen. Gründe konnten wir nicht finden. Veränderung in der Warenpräsentation und Änderung der Platzierung brachten keine Trendwende. Nach einer großen, aufwändig gestalteten Teepromotion am »Tag der Apotheke« und der Idee einer Zweitplatzierung stiegen die Verkaufszahlen endlich wieder. Neben dem klassischen Teeregal gibt es jetzt in jedem Indikationsregal der Sichtwahl, neben den OTC Produkten, auch Teeprodukte. Erkältungspräparaten auch auf Teespezialitäten aufmerksam gemacht und darüber hinaus auch der Apotheker an eine Zusatzempfehlung erinnert.

Kosmetik
Ein anderes beeindruckendes Beispiel war der Bereich Kosmetik. Als Reaktion auf die monatliche Auswertung können wir, – mit Erhöhung der Laufmeter und Vergrößerung der Produktpalette – die Zuwächse seit 2 Jahren konstant halten. Mithilfe des Apothekenmanager konnte ich feststellen, dass nicht nur die Zahl der Kosmetikkunden kontinuierlich steigt, sondern auch der durchschnittliche Umsatz pro Kunde gestiegen ist (s. Tab.).

Vergleiche
Zusätzliche Controlling-Daten erhalten wir über eine monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung unseres Steuerberaters. Last but not least liefert der betriebswirtschaftliche Vergleich des Apothekerverbandes eine interessante Standortbestimmung.
Controlling mit einem Cockpit zu vergleichen, ist daher sehr zutreffend. Der Kapitän hat ein konkretes Ziel, kann dieses mit Hilfe seiner Geräte ansteuern, Turbulenzen umfliegen, bei günstigem Wind den besten Kurs nützen und bei Kursabweichungen rechtzeitig reagieren. Das bedeutet für die Passagiere, pardon unsere Apothekenkunden, dass - neben einem angenehmen Besuch - ihre Bedürfnisse und Wünsche rechtzeitig erkannt und erfüllt werden und sie gerne und vielleicht noch öfter wiederkommen!

Schauen Sie die Monatliche Umsatzleistung, aufgegliedert in relevante Artikelgruppen an

Anschrift der Autoren: Mag. rer. soc. oec. Sven Abart, Wirtschaftsabteilung des Österreichischen Apothekerverbandes, Spitalgasse 31, 1094 Wien; Mag. pharm. Vera Ottowitz, Edelweiß-Apotheke, Pfarrgasse 677, 8970 Schladming